Πώς να βελτιώσει την επιχείρησή σας δεξιότητες γραφής

how-to-improve-your-business-writing-skills-scoop-it-final

Ακόμα και αν δεν έχουμε “συγγραφείς”, έχουμε να γράψουμε πολλά. Έχουμε διαβάσει πολλά γραφής των άλλων ανθρώπων. Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεις, αναφορές. Διαφάνειες PowerPoint και δημοσιεύσεις social media μετράνε.

Αν το γράψιμο δεν είναι πολύ καλή, μπορεί να μας καθυστερήσει – πολλά.

Μια πρόσφατη μελέτη εκτιμά ότι το 6% όλων των εργαζομένων χρόνος σπαταλιέται με κακώς γραπτή επικοινωνία των επιχειρήσεων.

Ως συγγραφέας της μελέτης, Josh Bernoff, λέει, “Κάθε εταιρεία, κάθε διευθυντής, κάθε επαγγελματίας πληρώνει αυτό το φόρο, η οποία καταναλώνει $396 δισ. ευρώ του εθνικού μας εισοδήματος.”

bad business writing costs US businesses billions of dollars in lost productivity every year

Ωχ.

Φαίνεται σαν ένα αρκετά απότομες φόρο να πληρώσει, σωστά; Λοιπόν, δεν πρέπει να το πληρώσουν.

Το κακό γράψιμο δεν είναι δικό σου πρόβλημα.

Εδώ είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να αποφύγετε το κακό γράψιμο φόρου: Καταλαβαίνω ότι το γράψιμο είναι μια ικανότητα, δεν είναι ένα δώρο.

Μπορείτε να μάθουν νέες δεξιότητες. Και ευτυχώς, οι καλές δεξιότητες γραφής είναι πραγματικά πολύ εύκολο να αποκτήσουν.

Τα οφέλη εδώ δεν σταματούν με απλά τους συναδέλφους σας πιο ευτυχισμένοι και παραγωγικοί, είτε. Κλωτσάει τις δεξιότητες γραφής σας επάνω μια εγκοπή μπορεί να σας βοηθήσει. Πολλά.

Οι άνθρωποι μας κρίνουν από το πόσο καλά θα γράψω. Έτσι, αν τις δεξιότητες γραφής σας είναι αδύναμη, μπορεί να λείπει σε αυξήσεις και προαγωγές. Και με δεδομένο το πόσο βάρος είναι για λαών προσωπική μάρκες αυτές τις μέρες, δεν είναι σε θέση να γράψει καλά μπορεί πραγματικά να ανακόψει την καριέρα σου.

Αλλά αυτό είναι μόνο η αρχή από τα πλεονεκτήματα του να γράφει καλά. Σημαίνει, επίσης, έχετε τη δυνατότητα να εντυπωσιάσουν και να πείσουν τους άλλους. Αυτές είναι κρίσιμες δεξιότητες, αν θέλετε να πάρετε σκληρά τα πράγματα που κάνει στην εταιρεία σας. Η δυνατότητα να προσθέσετε λίγη φινέτσα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να πάει πολύ μακριά.

Αλλά περιμένετε, υπάρχουν και άλλα: Καλή γραφή σημαίνει επίσης περισσότερη ορατότητα.

Μπορείτε να γράψετε μηνύματα επισκεπτών, φυσικά. Αλλά αυτό είναι μόνο η αρχή. Γραφή με σαφήνεια και πειστικά μπορεί να πάρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβιβάστηκε στην C-suite στην εταιρεία σας. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι πρέπει να την οδηγήσει σε ένα μεγάλο έργο, ή απλώς ότι είσαι το πρώτο άτομο που κάποιος σκέφτεται ως εμπειρογνώμονας.

Με απλά λόγια, καλό γράψιμο ανοίγει πόρτες.

Έτσι, εδώ είναι πέντε απλά πράγματα που πρέπει να κάνετε για να ανοίξει αυτές τις πόρτες. Υιοθετήστε αυτές – ακόμη και μερικοί από το χρόνο – και θα γίνει καλύτερα κατανοητή και πιο πειστική.

1. Φροντίστε να είναι σύντομη

Θέλω να ξέρω το #1 παράπονο που έχουν οι άνθρωποι με τους συναδέλφους πεζογραφία;

Είναι πάρα πολύ καιρό:

What's wrong with business writing

Αυτό δεν είναι πολύ περίεργο. Είμαστε όλοι σε σύντομο χρονικό διάστημα. Θέλουμε να πάρουμε αυτό που θέλουμε να μάθουμε και να προχωρήσουμε. Λαμβάνοντας περισσότερο από όσο χρειάζεται για να γίνει αυτό είναι να χάνουμε χρόνο. Αυτό συμβάλλει στο 6% το κακό γράψιμο φόρου.

Λαμβάνοντας περισσότερο από όσο χρειάζεται για να γίνει αυτό είναι να χάνουμε χρόνο. Αυτό συμβάλλει στο 6% το κακό γράψιμο φόρου.

Αλλά τι γίνεται με εκείνους λέξη απαιτήσεις; Δεν μπορείτε να πάρετε “το κοντύνω” συμβουλές και το ζευγάρι βιβλία να tweets.

Ίσως και όχι. Αλλά, υπάρχει μια έρευνα που το wordier έχουμε, τόσο λιγότερο οι άνθρωποι διαβάζουν. Μάρτυρας αυτό το γράφημα της Nielsen Norman Group, όπου βρήκαν ότι μετά από περισσότερο από 200 λέξεις στη σελίδα, οι άνθρωποι διαβάζουν λιγότερο από το 40% των λέξεων.

2. Γράψτε για σαρωτές

Most readers skip over most of the words on a page

Ανακοίνωση για το δεύτερο πράγμα που οι άνθρωποι είπε σε κάνει να γράφεις λιγότερο αποτελεσματική; “Καλά οργανωμένη”.

Στοίχημα 1.000 δολάρια ο λόγος που οι άνθρωποι μισούν κακώς οργανωμένη γραφή συνδέεται άμεσα με αυτό το τελευταίο Nielsen Norman γράφημα.

Επειδή όλοι σάρωση, και την αποτελεσματική σάρωση απαιτεί καλά οργανωμένο περιεχόμενο.

Μισούμε κακώς οργανωμένη γράφω, γιατί δεν θέλουμε να το διαβάσει κάθε λέξη του ένα κομμάτι. Θέλουμε να πάρουμε τα απαραίτητα και να προχωρήσουμε. Έχουμε ένα σωρό άλλα πράγματα να διαβάσετε, να παρακολουθήσετε και να ακούσετε μπροστά μας. Πρέπει να αποστείλουμε το κομμάτι του περιεχομένου και να προχωρήσουμε.

Το content marketing κόσμο, προσφέρουμε τη λύση σε αυτό το πρόβλημα, όπως το “κάνε το δικό σας αντίγραφο εύκολο να σαρώσει”. Σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε subheaders, bullet points, σύντομες παραγράφους, με έντονα τα λόγια – για να βοηθήσει τον αναγνώστη να καταναλώνουν το περιεχόμενο σας εύκολα και όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς να γράψει για σαρωτές, και πώς να οργανώσετε το περιεχόμενό σας για αυτούς; Δείτε το blog post, “Πώς Να Διαμορφώσετε τις Θέσεις Blog Σας Για την Καλύτερη Αναγνωσιμότητα και SEO

3. Γράψτε όπως μιλάτε

Μια τελευταία συμβουλή, με βάση Bernoff μελέτη: Κάνετε το γράψιμό σας σαφή. “Ασαφές”, ήταν η τρίτη πιο κοινή αιτία της αναποτελεσματική γραφής.

“Εντάξει”, βέβαια, σημαίνει ότι είναι εύκολο να καταλάβει. Μορφοποίηση σας λόγια λοιπόν θα σας βοηθήσει με αυτό, αλλά θα πρέπει σαφήνεια όλη τη διαδρομή προς το επίπεδο πρότασης. Στη φράση και λέξη επίπεδο. (Σαφήνεια στο επίπεδο λέξης θα περιλαμβάνουν την αποφυγή αργκό, το οποίο είναι επίσης αναφέρεται ως πρόβλημα σε Bernoff μελέτη.)

Μέρος αυτού είναι επειδή οι αναγνώστες έσπευσαν. Είναι ήδη δίνει μόνο περίπου το μισό του εγκεφάλου τους. Αλλά ένας άλλος λόγος είναι απλή κατανόηση.

Το ήμισυ των ενηλίκων στις ΗΠΑ δεν μπορεί να διαβάσει πάνω από 5ουδημοτικού.

Half of all Americans cannot read above a fifth-grade level

Παρά τον περιορισμό αυτό, μπορώ ακόμα να πάω σε σχεδόν κάθε επιχείρηση δημοσίευσης, αντίγραφο ένα άρθρο και να το επικολλήσετε Το Χέμινγουεϊ App… και θα δείτε ότι είναι γραμμένο σε 15ουδημοτικού ανάγνωση ή σε υψηλότερο επίπεδο.

Δεν υπάρχει αμφιβολία τόσοι πολλοί άνθρωποι είναι παρακάμπτοντας πάνω από τόσες πολλές λέξεις.

Πάρτε τη σημείωση: Αυτό δεν είναι ένα μέτρο του πόσο χαζοί είμαστε όλοι. Είναι περισσότερο ένα μέτρο του πόσο τεμπέλης. Γράφει ότι μέτρα και σε χαμηλότερο επίπεδο, απλά απαιτεί λιγότερη σκέψη στέλεχος για διαβάστε λίγο την ίδια αρχή που κάνει το βίντεο με γάτες τόσο δημοφιλές.

Γράφει ότι μέτρα και σε χαμηλότερο επίπεδο, απλά απαιτεί λιγότερη σκέψη στέλεχος για διαβάστε λίγο την ίδια αρχή που κάνει το βίντεο με γάτες τόσο δημοφιλές.

Το επιχειρησιακό γράψιμο φαίνεται να είναι ιδιαίτερα βασανίζεται από αυτό το πρόβλημα. Είναι σαν να πιστεύουμε ότι πρέπει να γράψετε σε ένα αποπνικτικό, αδιαφανής τρόπος για να αποδείξει την αρχή, ή το εκπαιδευτικό μας… ή ό, τι άλλο.

Οπότε, σε παρακαλώ, Κάνε τη χάρη στον κόσμο. Να σταματήσω να γράφω για να εντυπωσιάσω. Γράψτε όπως μιλάτε. Θα γίνει καλύτερα κατανοητή, και κατά συνέπεια πιο ευρέως ακούσει, και, συνεπώς, μεγαλύτερη επιρροή. Ίσως ακόμη και να βγει όσο πιο προσγειωμένη και ρεαλιστική.

Θα γίνει καλύτερα κατανοητή, και κατά συνέπεια πιο ευρέως ακούσει. Και, συνεπώς, μεγαλύτερη επιρροή. Ίσως ακόμη και να βγει πιο ρεαλιστική και, συνεπώς, πιο πιθανό να είναι αποτελεσματική.

Είναι περίεργο το πως μπορεί να υπάρχουν τόσοι πολλοί άνθρωποι που μιλάνε τόσο καθαρά, αλλά να γράφει τέτοια σύγχυση λάσπη. Όλοι γνωρίζουμε ανθρώπους που είναι απίστευτο επικοινωνίας σε μια πρόσωπο-με-πρόσωπο επίπεδο. Ωστόσο, ζητήστε τους να γράψουν αυτό που μόλις εξήγησα και όλα καταρρέουν.

Τι, ακριβώς, σημαίνει το “γράψε όπως μιλάς”; Μερικά πράγματα:

  • Μην προσπαθήσετε να ακούγεται επιπλέον έξυπνος ή ανώτερη από τους αναγνώστες σας. Να τους μιλήσω σαν συνομηλίκους τους. Οι περισσότεροι από εμάς, όταν μιλάμε για τους άλλους ανθρώπους, δεν μιλάμε σε αυτούς ή τη χρήση υπερβολικά να επεξεργαστεί τις προτάσεις και δυσνόητο λεξιλόγιο. Λέμε τα πράγματα με έναν τρόπο, έτσι ώστε να είμαστε κατανοητοί.
  • Μην φλυαρώ απλά για να γεμίσει το διάστημα. Όταν μιλάμε σε άλλο πρόσωπο, φυσικά, να δώσουν προσοχή τα σχόλια που μας δίνουν. Μπορούμε να δούμε ότι έχουμε ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα για να κρατήσει την προσοχή τους. Και, ώστε να μην ξεφύγω από το θέμα ή να περάσετε πάρα πολύ καιρό να εξηγήσεις κάτι, γιατί ξέρουμε ότι θα χάσουν την προσοχή τους.
  • Να έχουν συνείδηση των αναγνωστών. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να το πούμε όταν υπάρχει ένα ζωντανό ανθρώπινο ον μπροστά σας. Οι περισσότεροι από εμάς θα επικεντρωθεί πλήρως σε αυτό το άτομο. Αν είμαστε έξυπνοι, θα κάνουμε ό, τι λέμε.

Δεν μπορείτε να δείτε τους αναγνώστες σας όταν γράφετε (φυσικά). Αλλά προσπαθήστε να επικεντρωθεί σε αυτά που γράφετε, όσο και αν διάβαζες τους ή να τους μιλάω. Φανταστείτε τον αναγνώστη σας είναι να ψάχνει πάνω από τον ώμο σας, συνοφρύωμα και το χαμόγελο σε κάθε ιδέα που σας προσφέρουμε.

4. Γρήγορα

Δεν εννοώ μόνο πρέπει να γράψεις λιγότερα λόγια.

“Κάνε γρήγορα” σημαίνει να προσθέσετε ένα ελατήριο στο βήμα της γραφής σου… χωρίς να καταφεύγεις σε υπερκατανάλωση θαυμαστικά. Αυτό το κάνει πιο ενδιαφέρον. Ανταμείβει τον αναγνώστη σας για να σας ακούω.

Αυτό το κάνει πιο ενδιαφέρον, και ανταμείβει τον αναγνώστη σας για να σας ακούω.

Ένας τρόπος για να προσθέσετε το σθένος να το γράψιμό σας είναι να χρησιμοποιήσετε καλύτερα λόγια. Στην πραγματικότητα, πολλοί από εμάς θα ισχυριστεί ότι απλά βελτιώνοντας τις λέξεις που χρησιμοποιείτε και μόνο θα μπορούσε να κλωτσήσει το γράψιμό σου (όλοι μας) επάνω μια εγκοπή.

Εδώ είναι μερικά πόρους για το πώς να το κάνετε αυτό:

  • Διαβάστε ένα βιβλίο – ένα συγκεκριμένο βιβλίο.

Seth Godin και Μάρτζερυ Μαντέλ βάλει μαζί μια καταπληκτική, δωρεάν βιβλίο με τίτλο “Εκατομμυρίων Δολαρίων Λέξεις” (http://sethgodin.typepad.com/files/million-dollar-words-by-godin-and-mandell.pdf). Είναι διαθέσιμο ως PDF, ώστε να μπορείτε να το κατεβάσετε στο τηλέφωνό σας και να αναστρέψετε μέσα από λίγες σελίδες τώρα και στη συνέχεια, όταν είστε σε αναμονή για κάτι.

  • Να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή.

Υπάρχει και ένα καλό, πρόσφατο άρθρο Inc (https://www.inc.com/minda-zetlin/7-mobile-apps-that-will-dramatically-increase-your-vocabulary.html) που παραθέτει επτά άριστη λεξιλόγιο οικοδόμησης εφαρμογές… και πάλι, για αυτές τις μικρές στιγμές του χρόνου διακοπής.

  • Διαβάστε ενδιαφέρουσες συγγραφείς.

Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα μακρύ κατάλογο, οπότε θα σας δώσω μόνο ένα όνομα: Guy Kawasaki. Δεν είναι γνωστό, αλλά ο Τύπος χρησιμοποιεί συχνά πρέπει-να-να-που χρησιμοποιούνται πιο συχνά τα λόγια.

  • Πάρτε ταπεινός.

Την επόμενη φορά που θα ακούσετε κάποιον να χρησιμοποιήσετε μια λέξη που δεν ξέρεις, ή δεν είναι σαφείς σχετικά με την έννοια του, ρωτήστε τους τι σημαίνει.

  • Master “εσείς” και “γιατί”.

Θα μπορούσατε, επίσης, επιδρομή στο copywriting κόσμο για την επιλογή λόγια. Εδώ είναι μόνο δύο λέξεις δύναμη που μπορεί κυριολεκτικά να αναβιώσει το γράψιμό σας, αν μπορείτε να μάθετε να χρησιμοποιείτε τους λοιπόν:

Εκτός από το όνομα κάποιου, δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να τραβήξεις την προσοχή κάποιου από το να χρησιμοποιούν τη λέξη “εσύ”. Στην πραγματικότητα, θα κάνουν καλύτερη χρήση του “θα” από το όνομα κάποιου… ονόματα είναι αρκετά προσωπικό που μια αδέξια χρήση μπορεί να συμβουλή από το να είναι πειστική … απλά ανατριχιαστικό.

Επειδή είναι ένα ισχυρό πειθούς λέξη. Λειτουργεί για τα πάντα, από την κοπή στην ουρά για το φωτοτυπικό μηχάνημα για να κλείνουν συμφωνίες εκατομμυρίων.

5. Μην θάψει το μήνυμά σας

Μερικές φορές έχουμε ένα μήνυμα που δεν θέλετε να μοιραστείτε. Άσχημα νέα, για παράδειγμα. Ή ένα αίτημα που μας κάνει να άβολα.

Πολύ συχνά, οι άνθρωποι φαίνεται να θάψει το κύριο μήνυμα στο γράψιμό τους απλώς και μόνο επειδή κάνουν κάτι που λέγεται “εκκαθάριση λαιμό τους”.

“Εκκαθάριση λαιμό σου” είναι μια ιδέα από copywriting. Αναφέρεται πως παίρνει πολλά από μας μερικές προτάσεις για να πραγματικά να καταλάβει τι θέλουμε να πούμε και το πώς θέλουμε να το πω.

Δεν υπάρχει τίποτα λάθος με το να καθαρίσεις τον λαιμό σου. Είναι μέρος της διαδικασίας της απόσταξης τις ιδέες σας.

Αλλά όταν έχεις το αποσταγμένο ιδέα, διαγράψτε το λαιμό του. Να διαγράψετε αυτές τις πρώτες φράσεις. “Στο ψητό”, όπως λέει και η παροιμία. Ξεκινήστε με την καθορισμένη ιδέα.

Ξεκινήστε με την καθορισμένη ιδέα.

Δεν κάνει τους ανθρώπους να εντρυφήσω μέσα από τη διαδικασία σκέψης σας. Τους παραδώσει πλήρως σχηματισμένα, σαφείς ιδέες από την αρχή. (Και ναι, αυτό απαιτεί περισσότερη δουλειά.)

Ένας άλλος τρόπος για να το κάνετε ακολουθήστε αυτή τη συμβουλή: Κάθε φορά που θα έχω τελειώσει ένα κομμάτι της γραφής, τον κύκλο για να επεξεργαστείτε μια ακόμη φορά. Στη συνέχεια, κόψτε τα κάτω κατά τουλάχιστον 10%.

Συμπέρασμα

Γράφει λοιπόν είναι ένα φανταστικό πυρήνα δεξιοτήτων. Είναι σχεδόν σαν ένα πτυχίο, που μπορεί να πάρει σε όλα τα είδη των θέσεων εργασίας και ευκαιριών. Αλλά σε αντίθεση με το νόμο βαθμό, η γραφή λοιπόν δεν κοστίζει τίποτα, και σίγουρα δεν θα πάρει 2-3 χρόνια για να πρακτική.

Αλλά σε αντίθεση με το νόμο βαθμό, η γραφή λοιπόν δεν κοστίζει τίποτα, και σίγουρα δεν θα πάρει 2-3 χρόνια για να πρακτική. Οι άνθρωποι κάνουν λιγότερα να πω αστεία για τους συγγραφείς.

Κατά μια έννοια, αν θέλετε πραγματικά να το γράψω καλύτερα, εσείς μπορεί να πρέπει να ξεμάθεις περισσότερα από ό, τι έχετε να μάθετε. Αν μπορούσαμε να αποτινάξει κάποιες από τις ακαμψία και το ίδρυμα-μιλώ είναι τόσο ανεξέλεγκτη γραπτώς business, μπορούμε να καταλάβουμε καλύτερα ο ένας τον άλλο. Και να πάρει πολλά περισσότερα.

Πίσω

Ποια είναι η άποψή σας για την τρέχουσα κατάσταση των επιχειρήσεων γραφής; Είναι ΕΝΤΆΞΕΙ; Μια καταστροφή; Μια χαμένη ευκαιρία; Αφήστε ένα σχόλιο και να μας πείτε τι νομίζετε.

Και αν θέλετε να ξέρετε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε το blogging με συνέπεια σε 30 λεπτά την ημέρα ή λιγότερο, διαβάστε το eBook!

how to blog more and blog consistently in 30 min a day or less - ebook by scoop it - download now CTA

Εικόνα από Alejandro Καμίγια …

Φόρτωση…

Yuzo - Related Posts

コメントを残す