資料や請求書、美しいフライヤー(チラシ)の作成も便利なクラウドを活用 プラスワンで進める働き方改革(日経トレンディネット)



資料作成のために使うクラウドサービスがWeb検索だけではもったいない。必要な情報や素材を収集することから、実際の資料や請求書、美しいフライヤー(チラシ)の作成まで、役立つクラウドサービスを紹介しよう。

【関連画像】常に動向をチェックしたい製品や分野があるなら、「Googleアラート」を使おう

●会議の議事録がうまくまとめられない

Q.自分用の覚え書きならまだしも、同席した人に配る議事録を頼まれると胃が痛む。発言を聞き逃すとまずいし、ホワイトボードを書き写すのも、正直面倒。何とか効率良くできないだろうか。

 昼間の時間を会議に奪われ、残業時間に議事録を書いているようでは、定時に帰れない。議事録は会議の間に参加者全員で作れたらスマートだ。それを可能にするのが議事録共有サービスであり、ここで紹介する「GIJI」(ギジ)もその一つ。

 会員登録をしたら、このサービスを使う人を「メンバー」として招待する(図1)。プロジェクト用の「フォルダ」を作り、プロジェクト関係者を「フォルダメンバー」として登録すれば準備完了(図2)。

 書記になったメンバーが会議の前に「議事録」を作成(図3)。日時や出席者、議題を入力しておこう。

 会議が始まったら、議題の下に内容を入力する。階層の指定や、宿題マークなどを使うと、分かりやすい議事録ができる。画像も添付できるので、ホワイトボードに描いた図を撮影して添付するといったことも可能だ。

 出席者がパソコンを持っているなら、全員で内容を確認しながら、必要に応じて誰でも修正できるので、ミスも減る。欠席者もリアルタイムで議事進行を見ることができる。

 メンバー20人、保存容量500MB以内なら無料で使える。

最新情報を見逃したくない

Q.仕事に直結するニュース、毎朝探すのは時間がかかるし、新しいニュースを見逃したくない。読みたいニュースだけを自動で届けてくれるようなサービスってないの?

 どんな分野であれ、最新情報をチェックすることは大切だ。毎朝いくつものニュースサイトを回り、無関係なニュースに埋もれた情報を探しているなら、2つのWebサイトを試してほしい。

 常に動向をチェックしたい製品や分野があるなら、「Googleアラート」を使おう。

 Googleアカウントでログイン後、気になるトピックを入力して「アラートを作成」をクリック(図1)。これだけで、ブログ、ニュース、Web、ビデオなどの情報ソースに関連する記事が掲載されると、メールやRSSフィードで知らせてくれる。初期設定では、新着情報が1日1回以下になっているので、頻繁にチェックしたいならオプション設定を変更(図2)。自分の名前を登録してエゴサーチにも使えそうだ。

 空いた時間に知りたい情報をまとめ読みしたいなら、「Inoreader」が便利だ。無料のアカウント登録時に興味のある分野を登録すると、そのニュースをまとめて表示してくれる(図3)。

 いつも見るWebサイトがRSSフィードに対応しているなら、検索欄にURLを入力すれば追加登録できる(図4)。

 購読アイテムが増えてきたら、「設定」画面でアイテムごとの詳細設定を確認(図5)。有料版にアップグレードすれば、アイテムごとの巡回時間を変更でき、ルールやフィルターを設定することも可能だ。

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