「会議が仕事」の日本人的生活を変える方法(東洋経済オンライン)



6/27(水) 6:00配信

東洋経済オンライン

 「会議が長いし、多すぎる」

 「会議さえなければ、もっと早く仕事を終えて帰ることができるのに……」

 「でも、自分ではどうすることもできない」

 会議に費やされる無駄な時間について、多くの人が感じることの最大公約数は、おそらくこんな感じではないでしょうか。会議は長時間労動の原因になっている。でも、どうにもならない、とあきらめているのです。

 以前、ある企業の方に言われて驚いたことがあります。「そもそも目的を決めて、結論をしっかり出すための会議は少なくて、定例報告か、とりあえず集まって”この件どうする?”という打合せがほとんど」と言うのです。これはさすがに極端ではと思います。けれども、「会議を効率化するのは日本の企業風土ではむずかしい」と感じている人は多いのではないでしょうか。

 いったい、どのようにして無駄な会議を減らし、長い会議を効率化していけばいいでしょうか。外資系コンサルタントとして働いてきた筆者の経験などから、具体的に考えていきます。

■口頭で説明するというムダを省く

 まず会議で多くの時間を費やしている、情報共有の時間をカットしましょう。方法は実は単純で、「口頭で説明する時間をなくすこと」。

 そのための方法として、会議資料を事前配布して参加者が読み込んでくることにしましょう。読んでこない人がいる……ということもよくありますので、その場合には会議の冒頭で読み込みの時間を取るとよいでしょう。たとえば会議の始まりに5分間の時間をとり全員が資料を黙読するのです。

 口頭での説明時間をなくしたほうが良い理由は2つあります。1つは、説明を聞くよりも黙読のほうが速度が速いこと、もう1つは大抵の人は説明が得意ではなく長くなりがちだからです。

 ある経営者の方は説明専用のスタッフを置いており、専任スタッフがあらかじめ資料を読み込んだり、担当者から説明を受けてから説明させることで理解する時間を短縮し会議の時間を短くしているそうです。ここまで極端なことはできないでしょうが、情報共有の効率化として考えると一考の価値があります。

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