プレゼンテーション資料の作成は手間を省いて正確に プラスワンで進める働き方改革(日経トレンディネット)



6/28(木) 12:00配信

日経トレンディネット

「働き方改革」に注目が集まっている。ワーク・ライフ・バランス、すなわち充足できる仕事をしつつ、家庭や地域でも充実した生活を送れる豊かな社会を作り出す。それが「働き方改革」の理念であり、考え方だ。ただ、それを実現しようとすれば、どうしても仕事の効率を上げることを考えなければならない。そうでないと、新しい時間は作り出せないからだ。パソコンやIT機器を使う上で、いかに効率を高めるか。実はそれが働き方改革に直結する解決策だ。そこで「仕事に困ったときの即効解決法」を紹介しよう。働き方改革を実現するためのヒントはここにある。

【関連画像】「ファイル」→「ドキュメントのプロパティ」と選択し、「セキュリティ設定」のメニューから「パスワードセキュリティ」を選択

●配布用のPDFデータ、改ざんされると困る

Q. 最近は紙だけでなくPDFデータを渡したり、事前にメールなどで送ったりすることも増えました。でも、不特定多数の人に渡すデータは、改ざんされないか心配です。

A. PDFのデータは、そのまま渡すと自由に印刷や編集ができてしまう。制限を掛ける必要があるなら、フリーソフトなどを使おう。

 「PDF-XChange Editor」(試用版)では、「ドキュメントのプロパティ」からセキュリティの設定ができる。メールで送るなら、万一に備えてドキュメントを開くときのパスワードを設定し、パスワードだけを電話などで伝えれば安心だ。改ざんや印刷を制限するなら、「印刷許可」と「変更許可」の設定を行う。印刷を低解像度のみ、編集をフォームフィールドへの入力のみに制限するといったことも可能だ。制限解除用のパスワードも設定しておくとよい。

資料として使うWebページ、事前に保存しておきたい

Q. プレゼン中にWebページを見せたいのですが、当日インターネットが使えるかどうか分かりません。デザインが崩れないように保存しておくことは可能でしょうか。

A. 日々更新されるWebページはプレゼン当日に変わっていることもあれば、インターネットがつながらないことも考えられる。「今」のWebページを見せたいなら、Webページをデータとして保存しておこう。

 Windows 10では、「Microsoft Print to PDF」というプリンタードライバーを搭載しているので、印刷機能を使ってWebページをPDFに保存できる。ただし、この方法だとレイアウトが崩れたり、一部しか保存されなかったりすることがある。

 「Capture Full Page」というWebサービスでは、見たままに近い形で画像ファイルに保存可能だ。

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